Auteurs: Aimé Dongmo Ngoutsop, Silvio Galeano, Harriet Matsaert, Abdoulaye Sy
Lors d'un évènement d'apprentissage récent du Réseau «UN Network of Evaluation Societies in Sub-Saharan Africa» (UNNESSA), nous avons montré comment le Bureau de l'évaluation de la FAO (OED) s'efforce d'utiliser la communication pour améliorer l'apprentissage et l'utilisation de nos évaluations.
Les discussions entamées avec nos collègues de l'UNNESSA se sont poursuivies au cours d'un atelier de travail interne pour tout le personnel de l'OED.
Ce blog expose quelques-uns des cas d'études présentés, avec les principales difficultés et opportunités identifiées lors de ces conversations.
Lors d'un évènement d'apprentissage récent du Réseau «UN Network of Evaluation Societies in Sub-Saharan Africa» (UNNESSA), nous avons montré comment le Bureau de l'évaluation de la FAO (OED) s'efforce d'utiliser la communication pour améliorer l'apprentissage et l'utilisation de nos évaluations.
Les discussions entamées avec nos collègues de l'UNNESSA se sont poursuivies au cours d'un atelier de travail interne pour tout le personnel de l'OED.
Ce blog expose quelques-uns des cas d'études présentés, avec les principales difficultés et opportunités identifiées lors de ces conversations.
Intégrer la communication dès le début
Traditionnellement, la communication est une question secondaire, qui est prise en compte par les responsables d'évaluation uniquement à la fin du processus d'évaluation: «Nous avons le rapport, comment allons-nous le communiquer maintenant?» Mais cela évolue.
Au sein de l'OED, nous sommes de plus en plus conscients de l'importance de programmer la communication dès le début.
Pour soutenir cette évolution, nous avons créé des instruments et des procédures qui encouragent un engagement précoce, adaptent la communication aux besoins du public et améliorent l'accessibilité. Lors de la phase de conception de l'évaluation, l'équipe de la communication contacte les responsables d'évaluation pour codévelopper un plan de communication et d'implication.
©FAO
Dans la mesure du possible, le plan est préparé en consultant le personnel de communication local. Associé à des vérifications régulières, cet instrument contribue à identifier les principaux utilisateurs, à comprendre les besoins et les préférences spécifiques au contexte. Il permet également de répertorier les opportunités de communication tout au long du processus.
Augmenter la participation grâce à l'engagement visuel
©FAO
Dans la plupart des cas, les apprentissages importants n'ont pas lieu en lisant un rapport, mais à travers le dialogue, la réflexion et la participation. En impliquant les parties prenantes durant tout le processus d'évaluation, nous créons un espace pour la compréhension commune, le questionnement critique et en fin de compte, l'appropriation
Dans l'Évaluation du programme pays de l'Ouganda, nous avons expérimenté l'utilisation de la facilitation graphique dans les ateliers des parties prenantes. Nous avons ainsi créé une représentation visuelle des résultats préliminaires afin de donner une vue d'ensemble générale et d'encourager l'implication. À travers leur participation, les parties prenantes ont pu modeler le processus d'évaluation, car les lacunes qu'elles ont identifiées dans notre image ont été utilisées pour guider la phase finale de l'évaluation.
Cette approche a amélioré l'implication des parties prenantes et permis des observations utiles, générant 150 commentaires et suggestions de la part de 40 participants – bien plus que les trois ou quatre personnes que nous entendons généralement lors d'une collecte plus formelle.
Bien que l'évaluation soit toujours en cours et que nous n'ayons pas d'indicateurs pour mesurer les résultats de cette activité, nous pensons que ce type d'engagement encourage une meilleure appropriation et une meilleure utilisation des résultats.
L'approche a suscité un vif intérêt pour appliquer plus largement des méthodes participatives similaires. Les groupes de discussion étaient enthousiastes quant à l'introduction d'approches plus participatives, telles que la facilitation graphique, dans le processus d'évaluation.
Adapter les produits et les vecteurs aux différents utilisateurs
Les personnes ont tendance à retenir ce qui leur est le plus utile, c'est pourquoi il est essentiel de comprendre le rapport des différents groupes de parties prenantes avec les informations afin d'ajuster la communication en conséquence. Le personnel local joue un rôle central pour déterminer des stratégies de communication adaptées. Sa connaissance spécifique du contexte concernant les médias de confiance, les langues préférées et les formats spécifiques de la communauté permet d'assurer que les produits de la communication sont non seulement accessibles, mais également pertinents. Lorsque les messages et les vecteurs sont adaptés aux préférences du public, il est plus probable qu'ils seront compris, appréciés et utilisés.
Dans l'Évaluation du programme pays du Togo, les discussions initiales ont révélé que l'atteinte des destinataires les plus jeunes nécessiterait des formats plus dynamiques et plus visuels. Nous avons conclu que de courtes vidéos sur des plateformes telles qu'Instagram et TikTok étaient les options les plus efficaces pour les atteindre.
Les discussions ont mis en évidence l'importance de développer une «approche par niveau» «des présentations concises pour les décideurs, des visuels pour la clarté technique et des récits pour des publics plus larges».
Rendre les longs rapports digestes et interactifs
Une première étape commune pour s'écarter de la communication traditionnelle de l'évaluation est de transformer les rapports longs et techniques en des résumés plus courts et plus accessibles.
Au sein de l'OED, les présentations succinctes ou les infographies sont des produits standards créés pour toutes nos évaluations et souvent rédigés dans la langue locale.
Par exemple, le rapport final d'une évaluation de projet «Élimination des polluants organiques persistants et des pesticides obsolètes et renforcement de la gestion rationnelle des pesticides au Cameroun» est un document de 118 pages. Notre équipe a créé un document synthétique de deux pages résumant les principaux résultats de manière plus digeste.
https://openknowledge.fao.org/items/4d66cd33-62e8-4dcc-a72c-22220e41819f
Les enquêtes auprès des parties prenantes montrent la forte demande de documents de synthèse accessibles et ces derniers sont devenus un produit standard du portefeuille de l'OED.
Outre les résumés, nous adoptons de plus en plus des formats interactifs de partage des résultats, qui sont informatifs mais aussi captivants. L'interactivité encourage une plus grande implication en transformant la lecture passive en exploration active, ce qui aide les utilisateurs à mieux absorber les messages principaux. Un exemple récent est le récit interactif créé pour partager notre analyse descriptive des évaluations réalisées par notre Bureau en 2023 et 2024.
©FAO
https://www.fao.org/interactive/2025/evaluating-fao-work/en/
Ce produit visuel, créé pour internet, a été bien accueilli par le personnel de la FAO et les pays membres, non seulement en raison de son accessibilité, mais aussi car il a contribué à augmenter la visibilité du travail d'évaluation au sein de l'Organisation.
Raconter l'histoire à travers des vidéos
Les vidéos comptent parmi les instruments les plus puissants pour la communication de l'évaluation. Elles combinent images, voix, récits et émotions, ce qui rend les résultats complexes plus accessibles et faciles à retenir. Elles permettent également aux parties prenantes de voir et d'entendre les expériences de personnes réelles dans des lieux réels, ce qui contribue à ancrer les preuves dans l'expérience vécue.
Le Programme de la FAO en Somalie est l'un des programmes les plus importants et les plus longs de la FAO. Pour soutenir la communication de l'évaluation de ce programme, l'OED a commandé une vidéo pour partager les résultats, dont des séquences vidéo et des entretiens enregistrés avec l'équipe pays de la FAO. La vidéo a présenté les résultats complexes dans un format captivant, basé sur le récit. Elle a ancré les preuves dans des environnements réels, en améliorant la narration et en ajoutant l'authenticité, la crédibilité et la multiplicité des points de vue, ce qui a contribué à encourager l'adhésion et l'utilisation.
Nous utilisons de plus en plus des vidéos et des animations sur tableau blanc pour partager les résultats lors de nos réunions du Comité du programme et avec les parties prenantes à travers notre chaîne YouTube
Renforcer l'apprentissage institutionnel à travers la collaboration
L'évaluation est trop souvent vue comme un exercice isolé. Mettre fin aux cloisonnements signifie travailler de manière plus intentionnelle à travers toute l'Organisation.
L'évaluation récente du soutien de la FAO à «Une seule santé» (One Health) a mis à jour une multitude d'informations historiques, qui sont des ressources précieuses pour l'apprentissage institutionnel. Constatant que cette information pourrait servir une finalité plus large au-delà de l'évaluation elle-même, l'OED a noué un partenariat avec la division «One Health» pour développer un calendrier interactif https://www.fao.org/one-health/highlights/one-health-timeline/en. Cela a abouti à un visuel dynamique conçu pour soutenir la connaissance et l'apprentissage des collègues et des partenaires de la FAO. La collaboration n'a pas impliqué uniquement la validation du contenu, mais il a fallu déterminer conjointement comment les informations seraient communiquées et utilisées.
Quelles sont les difficultés?
Alors que nos efforts pour renforcer la communication de l'évaluation gagnent en vigueur, de nombreuses difficultés persistantes demeurent, notamment pour les évaluations au budget ou aux délais plus restreints.
Une difficulté commune est de trouver un budget pour les services ou les produits de communication. Les évaluations les plus petites pourraient en particulier ne pas disposer des fonds nécessaires pour développer des produits personnalisés, recourir à des services de design ou investir dans la production vidéo.
Les responsables d'évaluation sont souvent confrontés à des délais serrés, leur laissant peu de temps pour mettre en œuvre les activités de communication.
La longueur des délais entre la finalisation et la publication de l'évaluation peut conduire à une perte d'élan. Les parties prenantes peuvent être passées à autre chose et la période propice pour influencer les décisions peut être dépassée.
Une fois qu'une évaluation est terminée, les membres de l'équipe sont souvent engagés sur d'autres missions. La communication de suivi peut par conséquent passer à la trappe. Enfin, nous avons du mal à mesurer l'efficacité de nos communications. Nous essayons d'utiliser les analyses web pour mieux comprendre notre portée, mais il reste difficile de mesurer les formes plus profondes d'engagement et d'influence.