Por: Aimé Dongmo Ngoutsop, Silvio Galeano, Harriet Matsaert, Abdoulaye Sy
En un acto reciente de aprendizaje de la Red de Sociedades de Evaluación de las Naciones Unidas en el África subsahariana (UNNESSA, por sus siglas en inglés), compartimos cómo la Oficina de Evaluación (OED) de la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO) trata de utilizar la comunicación para potenciar el aprendizaje y ampliar el uso de nuestras evaluaciones.
Las discusiones comenzaron con nuestros colegas de la UNNESSA y continuaron en un taller interno para todo el personal de la OED.
En este artículo se comparten algunos de los estudios de casos presentados, así como los principales desafíos y oportunidades identificados en dichas conversaciones.
En un acto reciente de aprendizaje de la Red de Sociedades de Evaluación de las Naciones Unidas en el África subsahariana (UNNESSA, por sus siglas en inglés), compartimos cómo la Oficina de Evaluación (OED) de la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO) trata de utilizar la comunicación para potenciar el aprendizaje y ampliar el uso de nuestras evaluaciones.
Las discusiones comenzaron con nuestros colegas de la UNNESSA y continuaron en un taller interno para todo el personal de la OED.
En este artículo se comparten algunos de los estudios de casos presentados, así como los principales desafíos y oportunidades identificados en dichas conversaciones.
Integrar la comunicación desde el principio
Tradicionalmente, la comunicación ha sido un elemento secundario: algo que los responsables de una evaluación solamente tenían en cuenta al final del proceso. “Tenemos el informe, ¿cómo lo comunicamos?”. Pero esto está cambiando.
En la OED, reconocemos cada vez más el valor de planificar la comunicación desde el principio.
Para apoyar este cambio, hemos creado herramientas y procedimientos que promueven la participación temprana, adaptan la comunicación a las necesidades de los destinatarios y mejoran la accesibilidad. En la fase de diseño de una evaluación, el equipo de comunicación se pone en contacto con los responsables de esta para elaborar un plan de comunicación y participación de forma conjunta.
©FAO
Siempre que sea posible, el plan se prepara en consulta con el equipo de comunicación local. Junto con la realización de controles periódicos, esta herramienta ayuda a identificar a los principales usuarios y conocer las necesidades y preferencias específicas de cada contexto. También define las oportunidades de comunicación a lo largo del proceso.
Impulsar la participación por medio de la interacción visual
©FAO
Las enseñanzas más valiosas no se extraen leyendo un informe, sino a través del diálogo, la reflexión y la participación. Al implicar a las partes interesadas durante todo el proceso de evaluación, creamos un espacio para el entendimiento compartido, el cuestionamiento crítico y, en última instancia, la identificación con los resultados.
En la evaluación del programa de la FAO en Uganda, probamos el uso de la facilitación gráfica en los talleres con las partes interesadas. Esto supuso crear una representación visual de los resultados preliminares para ofrecer una visión integral y fomentar la interacción. Gracias a ella, las partes interesadas pudieron perfilar el proceso de la evaluación, ya que las deficiencias que identificaron gráficamente se utilizaron para orientar la fase final.
Este enfoque mejoró la participación de las partes interesadas y la utilidad de sus aportaciones. Se registraron 150 comentarios y sugerencias de 40 participantes: mucho más que las tres o cuatro opiniones que normalmente se escuchan en una reunión más formal.
Aunque la evaluación está aún en curso y no disponemos de indicadores para medir los resultados de esta actividad, esperamos que este tipo de participación fomente una mayor identificación con los resultados y utilización de estos.
El enfoque despertó gran interés por aplicar métodos participativos similares de forma más amplia. Los grupos de discusión se mostraron entusiasmados con la introducción de enfoques más participativos —como la facilitación gráfica— en el proceso de evaluación.
Adaptar los productos y canales a los diferentes usuarios
Las personas suelen retener aquello que le resulta más útil. De ahí que resulte esencial comprender cómo interactúan los diferentes grupos de partes interesadas con la información y ajustar la comunicación en consecuencia. El personal local desempeña un papel fundamental en la elaboración de estrategias de comunicación eficaces. Sus conocimientos específicos del contexto, de los medios de comunicación de confianza, de los idiomas preferidos y de los formatos específicos de la comunidad ayudan a garantizar que los productos de comunicación no solo sean accesibles, sino también relevantes. Cuando los mensajes y los canales se ajustan a las preferencias de los destinatarios, es más probable que se comprendan, se confíe en ellos y se utilicen.
En la evaluación del programa de la FAO en Togo, las primeras discusiones revelaron la necesidad de formatos más dinámicos y visuales para llegar al público más joven. Llegamos a la conclusión de que los vídeos cortos en plataformas como Instagram y TikTok eran la opción más eficaz para estos destinatarios.
Las discusiones pusieron de relieve la importancia de desarrollar un “enfoque por capas”: notas informativas concisas para los responsables de la toma de decisiones, elementos visuales para mayor claridad técnica y narrativas para un público más amplio.
Hacer que los informes extensos sean amenos e interactivos
Un primer paso habitual para adoptar un enfoque distinto en materia de comunicación consiste en sintetizar informes técnicos extensos y hacerlos más accesibles.
En la OED, creamos resúmenes breves o infografías como producto estándar para todas nuestras evaluaciones, a menudo redactados en el idioma local.
Por ejemplo, el informe final de una evaluación de proyecto sobre la eliminación de contaminantes orgánicos persistentes y plaguicidas obsoletos y el refuerzo del manejo sólido plaguicidas en Camerún es un documento de 118 páginas. Nuestro equipo creó un documento de dos páginas que recopila la información más destacada. Resume los resultados principales de forma que son más fáciles de comprender.
Las encuestas a las partes interesadas muestran una demanda elevada de documentos resumidos accesibles. Como tal, se han convertido en un producto estándar en la cartera de comunicación de la OED.
Además de resúmenes, cada vez utilizamos más formatos interactivos para compartir resultados de manera informativa y amena. La interactividad fomenta una mayor participación al convertir la lectura pasiva en una exploración activa, que ayuda a los usuarios a asimilar mejor los mensajes clave. Un ejemplo reciente es la historia interactiva creada para compartir nuestro análisis descriptivo de las evaluaciones realizadas por nuestra oficina en 2023 y 2024.
©FAO
Este producto visual basado en la web fue bien acogido por el personal de la FAO y los Estados Miembros. No solo por su accesibilidad, sino también por contribuir a aumentar la visibilidad de la labor de evaluación dentro de la propia FAO.
Contar historias por medio de vídeos
Los vídeos son una de las herramientas más poderosas para la comunicación de una evaluación. Combinan imágenes, voz, narrativa y emoción. Y logran que los resultados complejos sean más accesibles y memorables. También permiten a las partes interesadas ver y escuchar a personas de carne y hueso en lugares reales, contribuyendo a fundamentar las evidencias en experiencias vividas.
El programa de la FAO en Somalia es uno de los más grandes y de mayor duración. Para apoyar la comunicación de la evaluación de este programa, la OED encargó un vídeo para compartir los resultados, que incluía imágenes de archivo y entrevistas grabadas con el equipo de la FAO en el país. El vídeo presentó conclusiones complejas en un formato narrativo atractivo. Presentó las evidencias en entornos reales, mejorando la narración y aportando autenticidad, credibilidad y múltiples puntos de vista, contribuyendo a generar aceptación y a fomentar su uso.
Cada vez utilizamos más vídeos y animaciones para compartir resultados en nuestras reuniones del Comité del Programa y con las partes interesadas a través de nuestro canal de YouTube
Reforzar el aprendizaje institucional mediante la colaboración
Con demasiada frecuencia, la evaluación se considera una actividad aislada. Acabar con esta compartimentación requiere trabajar con más intención en toda la FAO.
La evaluación reciente del apoyo de la FAO a la iniciativa “Una salud” reveló una gran cantidad de información histórica: un recurso inestimable para el aprendizaje institucional. Reconociendo que esta información podía servir para un propósito mucho más amplio que la propia evaluación, la OED se asoció con la iniciativa “Una salud” para elaborar un marco temporal interactivo. El resultado fue un diseño visual dinámico, destinado a respaldar los conocimientos y el aprendizaje de colegas y asociados de la FAO. La colaboración no se limitó a validar el contenido, sino que trató de definir conjuntamente cómo se comunicaría y utilizaría la información.
¿Cuáles son los desafíos?
Aunque nuestros esfuerzos por reforzar la comunicación de las evaluaciones están cobrando impulso, sigue habiendo varios desafíos persistentes, en especial en evaluaciones con presupuestos reducidos o restricciones de tiempo.
- Un desafío habitual es encontrar un presupuesto para servicios o productos de comunicación. En particular, las evaluaciones más pequeñas pueden carecer de fondos para elaborar productos a medida, contratar apoyo para el diseño o invertir en la producción de vídeos.
- Los responsables de la evaluación suelen trabajar con plazos ajustados, con poco margen para implementar actividades de comunicación.
- El extenso período de tiempo que suele transcurrir entre la finalización y la publicación de la evaluación puede mermar el impulso. Las partes interesadas pueden estar inmersas en otras cosas y la oportunidad de influir en las decisiones puede haber desaparecido.
- Una vez completada una evaluación, los miembros del equipo suelen desempeñar nuevas tareas. Como resultado, la comunicación de seguimiento puede caer en el olvido. Por último, nos cuesta medir la eficacia de nuestras comunicaciones. Estamos explorando el uso de estadísticas web para comprender mejor nuestra difusión. Sin embargo, seguir encontrando formas más profundas de participación e influencia constituye un desafío.