Commencer la communication dès la phase préparatoire Organiser une discussion préliminaire avec l’évalué et l’organisation commanditaire afin d’identifier les priorités d’apprentissage, les sensibilités et les aspects nécessitant des clarifications.
Inviter les équipes de projet à exprimer ce qu’elles souhaitent apprendre de l’évaluation. Cette démarche valorise leur expérience et aide l’évaluateur à comprendre quelles conclusions leur seraient les plus utiles.
Exemple : Diffuser un court questionnaire avant l’inception demandant : « Quelles sont, selon vous, les trois leçons les plus précieuses que cette évaluation pourrait fournir ? » et utiliser ces réponses pour affiner les questions d’évaluation.
Définir clairement les rôles et attentes de toutes les parties prenantes Bien que l’évaluation demeure indépendante, il est essentiel que toutes les parties comprennent leurs rôles. La responsabilité de l’évalué peut inclure la coordination de l’accès aux données du projet, l’organisation des entretiens et la facilitation de la logistique des visites de terrain.
Exemple (évalué) : Le point focal du ministère appuie la planification des entretiens avec les responsables de district et veille à la délivrance des lettres d’autorisation nécessaires.
Exemple (autres acteurs) : Les ONG partenaires locales préparent les protocoles d’entrée dans les communautés et informent les chefs ou leaders communautaires afin que les visites soient bien accueillies.
Les bénéficiaires doivent également être informés, en langage simple et non technique, du but de l’évaluation et de leur participation.
Exemple (bénéficiaires) : Avant les entretiens, les enquêteurs lisent un court texte expliquant la confidentialité et précisant que leurs réponses n’affecteront pas leur éligibilité à un appui futur.
Assurer une communication continue et bidirectionnelle La communication ne doit pas se limiter à l’inception et à la diffusion finale. Des points de contact réguliers et structurés doivent être établis pour suivre les progrès, clarifier les questions émergentes et résoudre les difficultés.
Exemple : Organiser un appel hebdomadaire de 30 minutes avec l’évalué pour confirmer les entretiens à venir, vérifier l’accès aux documents et signaler toute préoccupation.
Renforcer la communication interne au sein de l’équipe d’évaluation L’organisation commanditaire doit attribuer clairement les rôles : chef d’équipe, responsable qualitatif, analyste quantitatif, rédacteur du rapport, coordinateur de terrain et agent de liaison.
Cette répartition doit être faite explicitement dans les contrats et lors des réunions de lancement.
Exemple : Pour éviter les doublons, désigner une seule personne chargée de contacter les partenaires de mise en œuvre. Si deux membres contactent le même partenaire séparément, cela peut créer une impression de désorganisation.
Former l’équipe à l’utilisation des plateformes de communication avant le début de l’évaluation Ne pas supposer que tous les membres maîtrisent les plateformes choisies (ex. : Slack, MS Teams, Dropbox, Trello). Prévoir une période d’apprentissage avant la phase d’inception afin d’assurer une utilisation efficace.
Exemple : Si Teams est utilisé, organiser une session démonstrative sur :
le téléchargement et la gestion des versions de documents
le partage d’écran pendant les entretiens
l’utilisation des canaux pour séparer logistique et analyse
Désigner un point de contact unique pour toute la durée de l’évaluation Pour éviter les messages contradictoires, désigner une seule personne responsable de la communication interne et externe.
Exemple : Le chef d’équipe agit comme seul interlocuteur autorisé avec le bailleur. Les autres membres font transiter leurs demandes en interne.
Tenir une séance de restitution préliminaire immédiatement après la collecte des données Présenter les thèmes émergents plutôt que des conclusions finales. Cela permet de vérifier l’interprétation et d’éviter les malentendus.
Exemple : Si les données montrent une baisse de fréquentation, les parties prenantes peuvent préciser qu’elle est due à des grèves ou aux conditions climatiques, évitant ainsi des conclusions erronées.
Utiliser plusieurs formats de communication pour diffuser les résultats Les rapports d’évaluation ne doivent pas suivre un format unique. Les publics ont des besoins variés. Les rapports trop longs découragent souvent la lecture et l’apprentissage.
Exemples pratiques :
Rapport technique complet : pour les bailleurs, analystes et chercheurs.
Résumé simplifié (5–10 pages) : pour les responsables de programme et partenaires.
Version infographique : pour les communautés, groupes de plaidoyer et grand public.
Notes thématiques (2–3 pages) : sur des sujets spécifiques comme le genre, la jeunesse, le renforcement des capacités.
Cette approche favorise l’accessibilité, renforce l’appropriation des connaissances et augmente les chances que l’évaluation influence les décisions.
RE: Beyond the final report: What does it take to communicate evaluation well?
Ghana
Edwin Supreme Asare
Posté le 07/11/2025
Commencer la communication dès la phase préparatoire
Organiser une discussion préliminaire avec l’évalué et l’organisation commanditaire afin d’identifier les priorités d’apprentissage, les sensibilités et les aspects nécessitant des clarifications.
Inviter les équipes de projet à exprimer ce qu’elles souhaitent apprendre de l’évaluation. Cette démarche valorise leur expérience et aide l’évaluateur à comprendre quelles conclusions leur seraient les plus utiles.
Exemple : Diffuser un court questionnaire avant l’inception demandant : « Quelles sont, selon vous, les trois leçons les plus précieuses que cette évaluation pourrait fournir ? » et utiliser ces réponses pour affiner les questions d’évaluation.
Définir clairement les rôles et attentes de toutes les parties prenantes
Bien que l’évaluation demeure indépendante, il est essentiel que toutes les parties comprennent leurs rôles. La responsabilité de l’évalué peut inclure la coordination de l’accès aux données du projet, l’organisation des entretiens et la facilitation de la logistique des visites de terrain.
Exemple (évalué) : Le point focal du ministère appuie la planification des entretiens avec les responsables de district et veille à la délivrance des lettres d’autorisation nécessaires.
Exemple (autres acteurs) : Les ONG partenaires locales préparent les protocoles d’entrée dans les communautés et informent les chefs ou leaders communautaires afin que les visites soient bien accueillies.
Les bénéficiaires doivent également être informés, en langage simple et non technique, du but de l’évaluation et de leur participation.
Exemple (bénéficiaires) : Avant les entretiens, les enquêteurs lisent un court texte expliquant la confidentialité et précisant que leurs réponses n’affecteront pas leur éligibilité à un appui futur.
Assurer une communication continue et bidirectionnelle
La communication ne doit pas se limiter à l’inception et à la diffusion finale. Des points de contact réguliers et structurés doivent être établis pour suivre les progrès, clarifier les questions émergentes et résoudre les difficultés.
Exemple : Organiser un appel hebdomadaire de 30 minutes avec l’évalué pour confirmer les entretiens à venir, vérifier l’accès aux documents et signaler toute préoccupation.
Renforcer la communication interne au sein de l’équipe d’évaluation
L’organisation commanditaire doit attribuer clairement les rôles : chef d’équipe, responsable qualitatif, analyste quantitatif, rédacteur du rapport, coordinateur de terrain et agent de liaison.
Cette répartition doit être faite explicitement dans les contrats et lors des réunions de lancement.
Exemple : Pour éviter les doublons, désigner une seule personne chargée de contacter les partenaires de mise en œuvre. Si deux membres contactent le même partenaire séparément, cela peut créer une impression de désorganisation.
Former l’équipe à l’utilisation des plateformes de communication avant le début de l’évaluation
Ne pas supposer que tous les membres maîtrisent les plateformes choisies (ex. : Slack, MS Teams, Dropbox, Trello).
Prévoir une période d’apprentissage avant la phase d’inception afin d’assurer une utilisation efficace.
Exemple : Si Teams est utilisé, organiser une session démonstrative sur :
Désigner un point de contact unique pour toute la durée de l’évaluation
Pour éviter les messages contradictoires, désigner une seule personne responsable de la communication interne et externe.
Exemple : Le chef d’équipe agit comme seul interlocuteur autorisé avec le bailleur. Les autres membres font transiter leurs demandes en interne.
Tenir une séance de restitution préliminaire immédiatement après la collecte des données
Présenter les thèmes émergents plutôt que des conclusions finales. Cela permet de vérifier l’interprétation et d’éviter les malentendus.
Exemple : Si les données montrent une baisse de fréquentation, les parties prenantes peuvent préciser qu’elle est due à des grèves ou aux conditions climatiques, évitant ainsi des conclusions erronées.
Utiliser plusieurs formats de communication pour diffuser les résultats
Les rapports d’évaluation ne doivent pas suivre un format unique. Les publics ont des besoins variés. Les rapports trop longs découragent souvent la lecture et l’apprentissage.
Exemples pratiques :
Cette approche favorise l’accessibilité, renforce l’appropriation des connaissances et augmente les chances que l’évaluation influence les décisions.