Iniciar la comunicación desde la etapa preparatoria Realizar una reunión temprana con el evaluado y la organización que encarga la evaluación para identificar prioridades de aprendizaje, sensibilidades y aspectos que requieran aclaración.
Solicitar a los equipos de proyecto que compartan lo que esperan aprender de la evaluación. Esto valora su experiencia y permite al evaluador comprender qué hallazgos serían más útiles.
Ejemplo: Circular una breve encuesta antes de la fase de inicio preguntando: «¿Cuáles son las tres lecciones más valiosas que considera que esta evaluación podría aportar?» y utilizar las respuestas para ajustar las preguntas de evaluación.
Definir claramente los roles y expectativas de todas las partes interesadas Aunque la evaluación sea independiente, todas las partes deben comprender sus funciones. La responsabilidad del evaluado puede incluir coordinar el acceso a los datos del proyecto, organizar entrevistas y apoyar la logística de las visitas de campo.
Ejemplo (evaluado): El punto focal del ministerio apoya la programación de entrevistas con funcionarios distritales y asegura la emisión de las cartas de autorización necesarias.
Ejemplo (otros actores): Las ONG locales preparan los protocolos de ingreso comunitario e informan a los líderes locales para que las visitas sean bien recibidas.
Los beneficiarios deben ser informados en un lenguaje claro y no técnico sobre el propósito de la evaluación y su participación.
Ejemplo (beneficiarios): Antes de las entrevistas, los encuestadores leen un breve texto que explica la confidencialidad y aclara que sus respuestas no afectarán su elegibilidad para recibir apoyo futuro.
Asegurar una comunicación continua y bidireccional La comunicación no debe limitarse a la fase inicial y al informe final. Se deben establecer puntos de contacto regulares y estructurados para revisar avances, aclarar temas emergentes y resolver desafíos.
Ejemplo: Acordar una reunión semanal de 30 minutos con el evaluado para confirmar las entrevistas próximas, verificar el acceso a documentos y abordar inquietudes tempranas.
Fortalecer la comunicación interna dentro del equipo de evaluación La organización que encarga la evaluación debe asignar claramente funciones como líder del equipo, responsable cualitativo, analista cuantitativo, redactor del informe, coordinador de campo y oficial de enlace.
Esto debe formalizarse tanto en los contratos como en las reuniones iniciales.
Ejemplo: Para evitar duplicaciones, designar a una persona encargada de comunicarse con los socios implementadores. Si dos miembros contactan al mismo socio por separado, puede causar confusión o parecer desorganización.
Proporcionar formación sobre las plataformas de comunicación antes de iniciar la evaluación No se debe asumir que todos los miembros dominan las plataformas elegidas (por ejemplo, Slack, MS Teams, Dropbox, Trello). Asignar un período de aprendizaje antes de la fase de inicio para asegurar un uso eficiente.
Ejemplo: Si se utilizará Teams, realizar una sesión práctica mostrando cómo:
subir y gestionar versiones de documentos
compartir pantalla durante entrevistas
usar canales para separar la logística del análisis
Designar un punto de contacto único durante toda la evaluación Para evitar mensajes contradictorios, identificar a una sola persona responsable de toda la comunicación del equipo de evaluación.
Ejemplo: El líder del equipo de evaluación actúa como único punto autorizado de comunicación con el donante. Los demás miembros deben canalizar sus consultas internamente.
Realizar una sesión de presentación de hallazgos preliminares inmediatamente después de la recolección de datos Presentar temas emergentes en lugar de conclusiones finales. Esto permite validar interpretaciones y evitar errores.
Ejemplo: Si los datos muestran una disminución en la asistencia al proyecto, las partes interesadas pueden aclarar que se debió a huelgas o condiciones climáticas, evitando interpretaciones incorrectas.
Utilizar múltiples formatos de comunicación para compartir los resultados Los informes de evaluación no deben seguir un único formato. Los distintos públicos requieren diferentes niveles de detalle y estilos. Los informes extensos desalientan la lectura y el aprendizaje.
Ejemplos prácticos:
Informe técnico completo: para donantes, analistas y académicos.
Resumen ejecutivo (5–10 páginas): para gestores de programas y socios.
Versión infográfica: para comunidades, grupos de incidencia y público general.
Notas temáticas (2–3 páginas): sobre temas específicos como género, empleo juvenil o fortalecimiento de capacidades.
Este enfoque mejora la accesibilidad, promueve la utilización del conocimiento y aumenta la probabilidad de que la evaluación contribuya a la toma de decisiones.
RE: Beyond the final report: What does it take to communicate evaluation well?
Ghana
Edwin Supreme Asare
Publicado el 07/11/2025
Iniciar la comunicación desde la etapa preparatoria
Realizar una reunión temprana con el evaluado y la organización que encarga la evaluación para identificar prioridades de aprendizaje, sensibilidades y aspectos que requieran aclaración.
Solicitar a los equipos de proyecto que compartan lo que esperan aprender de la evaluación. Esto valora su experiencia y permite al evaluador comprender qué hallazgos serían más útiles.
Ejemplo: Circular una breve encuesta antes de la fase de inicio preguntando: «¿Cuáles son las tres lecciones más valiosas que considera que esta evaluación podría aportar?» y utilizar las respuestas para ajustar las preguntas de evaluación.
Definir claramente los roles y expectativas de todas las partes interesadas
Aunque la evaluación sea independiente, todas las partes deben comprender sus funciones. La responsabilidad del evaluado puede incluir coordinar el acceso a los datos del proyecto, organizar entrevistas y apoyar la logística de las visitas de campo.
Ejemplo (evaluado): El punto focal del ministerio apoya la programación de entrevistas con funcionarios distritales y asegura la emisión de las cartas de autorización necesarias.
Ejemplo (otros actores): Las ONG locales preparan los protocolos de ingreso comunitario e informan a los líderes locales para que las visitas sean bien recibidas.
Los beneficiarios deben ser informados en un lenguaje claro y no técnico sobre el propósito de la evaluación y su participación.
Ejemplo (beneficiarios): Antes de las entrevistas, los encuestadores leen un breve texto que explica la confidencialidad y aclara que sus respuestas no afectarán su elegibilidad para recibir apoyo futuro.
Asegurar una comunicación continua y bidireccional
La comunicación no debe limitarse a la fase inicial y al informe final. Se deben establecer puntos de contacto regulares y estructurados para revisar avances, aclarar temas emergentes y resolver desafíos.
Ejemplo: Acordar una reunión semanal de 30 minutos con el evaluado para confirmar las entrevistas próximas, verificar el acceso a documentos y abordar inquietudes tempranas.
Fortalecer la comunicación interna dentro del equipo de evaluación
La organización que encarga la evaluación debe asignar claramente funciones como líder del equipo, responsable cualitativo, analista cuantitativo, redactor del informe, coordinador de campo y oficial de enlace.
Esto debe formalizarse tanto en los contratos como en las reuniones iniciales.
Ejemplo: Para evitar duplicaciones, designar a una persona encargada de comunicarse con los socios implementadores. Si dos miembros contactan al mismo socio por separado, puede causar confusión o parecer desorganización.
Proporcionar formación sobre las plataformas de comunicación antes de iniciar la evaluación
No se debe asumir que todos los miembros dominan las plataformas elegidas (por ejemplo, Slack, MS Teams, Dropbox, Trello).
Asignar un período de aprendizaje antes de la fase de inicio para asegurar un uso eficiente.
Ejemplo: Si se utilizará Teams, realizar una sesión práctica mostrando cómo:
Designar un punto de contacto único durante toda la evaluación
Para evitar mensajes contradictorios, identificar a una sola persona responsable de toda la comunicación del equipo de evaluación.
Ejemplo: El líder del equipo de evaluación actúa como único punto autorizado de comunicación con el donante. Los demás miembros deben canalizar sus consultas internamente.
Realizar una sesión de presentación de hallazgos preliminares inmediatamente después de la recolección de datos
Presentar temas emergentes en lugar de conclusiones finales. Esto permite validar interpretaciones y evitar errores.
Ejemplo: Si los datos muestran una disminución en la asistencia al proyecto, las partes interesadas pueden aclarar que se debió a huelgas o condiciones climáticas, evitando interpretaciones incorrectas.
Utilizar múltiples formatos de comunicación para compartir los resultados
Los informes de evaluación no deben seguir un único formato. Los distintos públicos requieren diferentes niveles de detalle y estilos. Los informes extensos desalientan la lectura y el aprendizaje.
Ejemplos prácticos:
Este enfoque mejora la accesibilidad, promueve la utilización del conocimiento y aumenta la probabilidad de que la evaluación contribuya a la toma de decisiones.