Au-delà du rapport final: que faut-il pour bien communiquer sur l'évaluation?

J’irais encore plus loin. Devons-nous vraiment parler de communiquer les résultats ou plutôt de les co-générer ? Dans la plupart des évaluations, les apprentissages les plus riches ne se produisent pas à travers les rapports ou les présentations, mais dans les moments passés avec les principaux acteurs : débattre, réfléchir et échanger des points de vue.

Il s’agit moins de concevoir des plans de communication parfaits que d’être attentif et réactif, en reconnaissant quand une conversation, une observation ou une réflexion commune devient un véritable espace d’apprentissage à saisir. C’est dans ces moments que la compréhension s’approfondit et que l’appropriation se renforce.

Nous supposons souvent que la communication se fait par des produits formels, mais les personnes qui peuvent réellement favoriser le changement ne sont pas toujours celles qui lisent les rapports. Ce sont celles qui vivent les réalités que nous cherchons à comprendre. C’est là que la communication et l’apprentissage doivent commencer et demeurer.

Merci, Silvio, d’avoir soulevé cette question importante.

Pour moi, communiquer efficacement signifie reconnaître qu’il n’existe pas d’approche unique. Le rapport d’évaluation traditionnel garde sa valeur, notamment pour la redevabilité et la documentation; il est nécessaire et doit rester une composante du processus. Mais pour toucher réellement différents publics, il faut aller au-delà. Des produits courts et adaptés, tels que des fiches synthétiques, des infographies, des présentations ou même du contenu pour les réseaux sociaux, peuvent faire une réelle différence. Selon le public, cela peut être un fil sur X (Twitter), un carrousel sur Instagram ou une courte vidéo sur TikTok résumant les messages clés.

Les outils d’intelligence artificielle ont aussi rendu cela beaucoup plus simple. Des plateformes comme Notebook LLM permettent désormais de créer des balados ou d’autres produits multimédias à partir de zéro, souvent sans frais. La série Evaluation Unpacked d’ONU Femmes illustre très bien comment les résultats d’évaluation peuvent être transformés en contenus attractifs et accessibles. Je pense qu’il existe un fort potentiel encore inexploité dans ces nouveaux formats pour rendre les résultats d’évaluation plus parlants et plus largement partagés.

L’un des grands défis est que la communication et la diffusion ne sont souvent pas intégrées dès le début du processus d’évaluation. Elles sont généralement considérées comme une étape secondaire, à réaliser à la fin s’il reste du temps ou du budget. Par conséquent, la diffusion se fait de manière très limitée ou n’a pas lieu.

Idéalement, la communication devrait être planifiée et dotée de ressources adéquates, tout comme la collecte ou l’analyse des données. Elle devrait aussi être envisagée comme un processus continu, au-delà du rapport final, contribuant à maintenir les résultats vivants et pertinents. Je pense que les clients et les institutions pourraient accorder davantage d’importance à cet aspect, en considérant la communication comme une composante essentielle de l’apprentissage et du suivi, et non comme la “dernière étape” d’une évaluation.

Bon point. Je partage entièrement l’idée que la communication doit être intégrée dès le début du processus d’évaluation afin de renforcer l’apprentissage, l’engagement et, par conséquent, l’utilisation des résultats. Dans notre guide « Managing for Sustainable Development Impact. An Integrated Approach to Planning, Monitoring and Evaluation », un chapitre est consacré à la communication. Nous la considérons comme « le lien qui unit l’ensemble ».

Dans cette approche de gestion adaptative, on examine le rôle de la communication, les différentes manières de la comprendre (y compris les modèles conceptuels de communication), la façon de surmonter les obstacles à la communication et de communiquer efficacement, ainsi que l’élaboration d’une stratégie de communication. Je peux imaginer que certains de ces éléments pourraient également être utiles dans le domaine de l’évaluation.

Le livre peut être téléchargé gratuitement ici : https://managingforimpact.org/
J’espère que cela sera utile.

Au-delà du rapport final : Bien communiquer l’évaluation

D’après mon expérience en tant qu’évaluateur, une communication efficace est essentielle pour s’assurer que les résultats soient compris, appréciés et utilisés. Elle va bien au-delà de la simple rédaction d’un rapport final. Toute évaluation devrait intégrer la communication dès le départ et non uniquement à la fin. Une planification en amont facilite l’identification des publics, la compréhension de leurs priorités et le choix des formats et des canaux les plus adaptés pour les atteindre.

J’ai constaté que la simplicité et la clarté sont fondamentales. Un langage trop technique peut masquer même les conclusions les plus solides. L’utilisation de formats visuels tels que les infographies ou tableaux de bord, d’études de cas et de récits rend les résultats plus accessibles et mémorables. Impliquer les parties prenantes à chaque étape du processus d’évaluation, plutôt qu’à la fin, favorise l’appropriation, la réflexion et l’application intentionnelle des conclusions.

Cependant, des défis demeurent. Le temps et les ressources limitent souvent ce que nous pouvons réaliser, et il reste difficile de mesurer l’impact réel de la communication, c’est-à-dire de savoir si les connaissances sont retenues, discutées et utilisées. Nous avons besoin de méthodes permettant de comprendre comment notre travail influence l’apprentissage et la prise de décision, car les outils et les statistiques ne suffisent pas à raconter toute l’histoire.

J’invite le groupe à réfléchir et à partager :

• Quelles stratégies ou ressources vous ont aidé à mieux communiquer les résultats des évaluations ?
• Comment renforcez-vous la sensibilisation et l’appropriation en associant les parties prenantes à chaque étape du processus d’évaluation ?
• Quelles approches innovantes ou à faible coût ont amélioré l’accessibilité et la mise en pratique de vos résultats ?
• Comment évaluez-vous si les initiatives de communication favorisent réellement l’apprentissage et l’utilisation des conclusions ?

La communication est le lien entre la preuve et l’action. En partageant nos expériences, exemples et leçons, nous pouvons renforcer notre pratique collective et veiller à ce que l’évaluation favorise véritablement l’apprentissage, la redevabilité et de meilleurs résultats.

Au-delà du rapport final : il est souvent difficile pour les évaluateurs de s’assurer que les résultats atteignent efficacement le public visé. Communiquer les conclusions d’une évaluation à des parties prenantes diverses est un processus complexe. Il est donc recommandé d’élaborer une matrice de diffusion afin de présenter les résultats ou produits à différents groupes d’utilisateurs, dans la langue qu’ils comprennent le mieux, afin d’optimiser les bénéfices du travail.

L’évaluation doit identifier les différents acteurs ou publics —par exemple, les bailleurs de fonds, le personnel des programmes, les bénéficiaires des projets, etc.— et préciser les utilisations prévues des conclusions (1, 2, 3, etc.) pour chaque catégorie d’audience, en les alignant sur les objectifs ou priorités spécifiques de chaque groupe. Cette approche permet de maximiser l’impact et de garantir une utilisation pratique du produit final.

Les stratégies participatives à faible coût, telles que les réunions virtuelles, les jeux de rôle, les démonstrations ou les produits audiovisuels, contribuent à diffuser les résultats de manière accessible et engageante. L’évaluation finale permet d’évaluer si les efforts de communication déployés lors des évaluations formatives ou intermédiaires ont conduit à une utilisation réelle des résultats et à des changements de comportement, d’attitude ou de situation sur le terrain.

La crise de finalité
Le principal obstacle réside dans la perception même de l’évaluation. Pour de nombreuses organisations, l’évaluation est malheureusement devenue un exercice ponctuel de conformité plutôt qu’une véritable occasion d’apprentissage et de redevabilité. Cette mauvaise classification détermine la stratégie de communication, produisant des rapports conçus pour répondre à une exigence de financement plutôt que pour informer et mobiliser un public diversifié. Lorsque l’objectif principal est la conformité, l’effort de communication demeure minimal, se limitant souvent à publier le rapport dans une section peu visible du site web.

Le paradoxe de la visibilité
Le simple fait de partager des rapports d’évaluation sur les sites web institutionnels illustre bien cette approche centrée sur la conformité. Les organisations vérifient rarement leurs statistiques de consultation ou d’audience, manquant ainsi une occasion d’apprentissage et de redevabilité. Les causes du faible engagement sont multiples :

• Langue et accessibilité : les rapports utilisent souvent un jargon technique et ne sont disponibles que dans une seule langue, excluant ainsi des acteurs locaux essentiels.
• Manque de visibilité : sans stratégie de communication proactive, la majorité des parties prenantes —surtout celles situées en dehors du cercle institutionnel immédiat— ignorent l’existence du rapport.
• Le “syndrome du rapport ennuyeux” : les rapports sont souvent longs, denses et rédigés dans un style académique, ce qui les rend peu attractifs pour un public élargi.

La solution : transformer les rapports en produits engageants
Pour surmonter le “syndrome du rapport ennuyeux” et renforcer l’utilité des résultats d’évaluation, les organisations doivent adopter une stratégie de communication diversifiée. Plutôt que de se limiter au rapport volumineux, elles devraient investir dans la production de formats courts et accessibles adaptés à différents publics, tels que :

• Clips ou vidéos courtes : utiliser de simples animations ou des témoignages de participants pour présenter les principaux résultats et recommandations en moins de deux minutes.
• Infographies et visualisations de données : transformer des tableaux complexes en synthèses visuelles claires pour les réseaux sociaux et les notes d’information.
• Articles et billets de blog : créer des contenus narratifs mettant en avant l’impact humain et les recommandations pratiques, destinés à la presse et aux bulletins des partenaires.

Ces produits ne remplacent pas le rapport complet, mais servent de points d’entrée, offrant un aperçu rapide de sa valeur et encourageant une exploration plus approfondie.