Más allá del informe final: ¿qué se necesita para comunicar bien los resultados de una evaluación?

Yo elevaría aún más el nivel. ¿Deberíamos realmente hablar de comunicar los hallazgos o más bien de co-generarlos? En la mayoría de las evaluaciones, el aprendizaje más valioso no ocurre a través de informes o presentaciones, sino en los momentos compartidos con los actores principales: debatiendo, reflexionando e intercambiando perspectivas.

Se trata menos de diseñar planes de comunicación perfectos y más de estar atentos y aprovechar las oportunidades, reconociendo cuándo una conversación, una observación o una reflexión conjunta se convierte en un verdadero espacio de aprendizaje que vale la pena aprovechar. En esos momentos es cuando la comprensión se profundiza y la apropiación crece.

A menudo suponemos que la comunicación ocurre mediante productos formales, pero las personas que realmente pueden impulsar el cambio no son normalmente quienes leen los informes. Son quienes viven las realidades que intentamos comprender. Es ahí donde la comunicación y el aprendizaje deben comenzar y permanecer.

Gracias, Silvio, por plantear este tema tan importante.

Para mí, comunicar de manera eficaz significa aceptar que no existe un enfoque único que sirva para todos. El informe de evaluación tradicional sigue teniendo su lugar, especialmente para fines de rendición de cuentas y documentación; es necesario y debe seguir formando parte del conjunto. Pero para llegar realmente a distintos públicos, debemos ir más allá. Productos breves y adaptados, como resúmenes de una página, infografías, presentaciones o incluso contenido para redes sociales, pueden marcar una gran diferencia. Según el público, esto puede significar un hilo en Twitter, un carrusel en Instagram o incluso un breve video en TikTok que resuma los mensajes principales.

Las herramientas de inteligencia artificial también han facilitado mucho este trabajo. Plataformas como Notebook LLM ya permiten crear pódcast u otros productos multimedia desde cero, a menudo sin costo. La serie Evaluation Unpacked de ONU Mujeres es un excelente ejemplo de cómo los hallazgos de las evaluaciones pueden transformarse en contenidos atractivos y accesibles. Creo que existe un gran potencial aún no aprovechado en estos formatos más nuevos para hacer que los resultados de las evaluaciones sean más cercanos y ampliamente compartidos.

Uno de los mayores desafíos es que la comunicación y la difusión casi nunca se integran en el proceso de evaluación desde el inicio. Suelen considerarse algo secundario, una tarea para el final si queda tiempo o presupuesto. Como resultado, la difusión se realiza de manera muy limitada o no se realiza en absoluto.

Idealmente, la comunicación debería formar parte de la planificación y contar con los recursos adecuados, al igual que la recopilación o el análisis de datos. También debería verse como algo que continúa más allá del informe final, ayudando a mantener los resultados vivos y relevantes. Creo que los clientes y las instituciones podrían dar más importancia a esto, considerando la comunicación como una parte central del aprendizaje y del seguimiento, no solo como el “último paso” de una evaluación.

Buen punto. Coincido plenamente en que la comunicación debe integrarse desde las primeras etapas del proceso de evaluación para fortalecer el aprendizaje, la participación y, en consecuencia, el uso de los resultados. En nuestra guía “Managing for Sustainable Development Impact. An Integrated Approach to Planning, Monitoring and Evaluation” tenemos un capítulo dedicado a la comunicación. Consideramos la comunicación como “el elemento que une todas las piezas”.

En este enfoque de gestión adaptativa, se analiza el papel de la comunicación, las diferentes formas de comprenderla (incluidos los modelos conceptuales de comunicación), cómo superar los obstáculos que la limitan y cómo comunicar de manera eficaz, así como la elaboración de una estrategia de comunicación. Imagino que algunos de estos aspectos también pueden resultar útiles para la evaluación.

El libro puede descargarse gratuitamente en: https://managingforimpact.org/
Espero que sea de ayuda.

Más allá del informe final: Comunicar bien la evaluación

En mi experiencia como evaluador, una comunicación eficaz es esencial para garantizar que los resultados se comprendan, se valoren y se utilicen. Va mucho más allá de elaborar un informe final. Toda evaluación debería considerar la comunicación desde el inicio, no solo al final. La planificación anticipada facilita la identificación de los públicos, la comprensión de sus prioridades y la selección de los formatos y canales más adecuados para llegar a ellos.

He comprobado que la simplicidad y la claridad son fundamentales. Un lenguaje excesivamente técnico puede ocultar incluso los hallazgos más sólidos. Los resultados pueden hacerse más accesibles y memorables mediante formatos visuales como infografías o tableros, estudios de caso y narrativas. Involucrar a los actores en todas las etapas del proceso de evaluación, y no solo al final, fomenta la apropiación, la reflexión y la aplicación intencionada de los resultados.

Sin embargo, persisten algunos desafíos. Lo que podemos lograr suele estar limitado por el tiempo y los recursos, y sigue siendo difícil medir el impacto real de la comunicación, es decir, si el conocimiento se retiene, se debate y se utiliza. Necesitamos métodos que nos ayuden a comprender cómo nuestro trabajo influye en el aprendizaje y en la toma de decisiones, ya que las herramientas y las estadísticas por sí solas no cuentan toda la historia.

Quisiera invitar al grupo a reflexionar y compartir:

• ¿Qué estrategias o recursos les han ayudado a comunicar eficazmente los resultados de las evaluaciones?
• ¿Cómo fortalecen la conciencia y la apropiación involucrando a las partes interesadas en todas las etapas del proceso de evaluación?
• ¿Qué técnicas innovadoras o de bajo costo han mejorado la accesibilidad y aplicabilidad de los hallazgos?
• ¿Cómo determinan si las iniciativas de comunicación realmente promueven el aprendizaje y la aplicación de los resultados?

La comunicación es el vínculo entre la evidencia y la acción. Al compartir experiencias, ejemplos y lecciones, podemos fortalecer nuestra práctica colectiva y asegurar que la evaluación contribuya verdaderamente al aprendizaje, la rendición de cuentas y mejores resultados.

Más allá del informe final: es realmente difícil para los evaluadores garantizar que los hallazgos lleguen de manera efectiva al público objetivo. Comunicar los resultados de una evaluación a partes interesadas diversas es un proceso complejo. Por ello, se recomienda preparar una matriz de difusión que permita presentar los hallazgos o productos a diferentes grupos de usuarios, en el idioma que comprendan mejor, con el fin de maximizar los beneficios del trabajo.

La evaluación debe identificar a los distintos actores o públicos —por ejemplo, donantes, personal del programa, beneficiarios del proyecto, entre otros— y establecer los usos previstos de los hallazgos (1, 2, 3, etc.) para cada categoría de audiencia, alineándolos con los objetivos o las prioridades específicas de cada grupo. De esta manera se maximiza el impacto y se asegura un uso práctico del producto final.

Las estrategias participativas de bajo costo, como las reuniones virtuales, los juegos de rol, las demostraciones o los productos audiovisuales, facilitan la difusión de los resultados de manera accesible y atractiva. La evaluación final permite analizar si los esfuerzos de comunicación de los resultados de las evaluaciones formativas o intermedias han conducido a un uso real y a cambios en el comportamiento, las actitudes o la situación sobre el terreno.

La crisis de propósito
El mayor obstáculo radica en la percepción misma de la evaluación. Para muchas organizaciones, lamentablemente, la evaluación se ha convertido en un ejercicio esporádico de cumplimiento, más que en una oportunidad genuina de aprendizaje y rendición de cuentas. Esta clasificación errónea determina la estrategia de comunicación, generando informes concebidos para satisfacer un requisito de financiamiento en lugar de informar y comprometer a una audiencia diversa. Cuando el objetivo principal es el cumplimiento, el esfuerzo de comunicación es mínimo y suele limitarse a subir el informe a una sección poco visible del sitio web.

La paradoja de la visibilidad
La práctica de simplemente publicar los informes de evaluación en los sitios web institucionales es un claro ejemplo de esta mentalidad orientada al cumplimiento. Rara vez las organizaciones hacen un seguimiento revisando los registros o analizando las visitas, lo que representa una oportunidad perdida de rendición de cuentas y de aprendizaje sobre su propio público. Las causas del bajo nivel de participación son múltiples e incluyen:

• Idioma y accesibilidad: los informes suelen redactarse en un lenguaje excesivamente técnico y están disponibles solo en un idioma, excluyendo de inmediato a los actores locales clave.
• Falta de difusión: sin una estrategia de comunicación proactiva y dedicada, la mayoría de los interesados —especialmente los externos al círculo inmediato de la organización— ni siquiera saben que el informe existe.
• El síndrome del “informe aburrido”: los informes suelen ser tediosos. Su extensión, densidad y estructura académica los hacen accesibles solo para una audiencia especializada.

La solución: transformar los informes en productos atractivos
Para superar el síndrome del “informe aburrido” y aumentar la utilidad de los resultados de las evaluaciones, las organizaciones deben adoptar una estrategia de comunicación múltiple. En lugar de depender únicamente del informe extenso, deberían invertir en la creación de productos breves y accesibles que respondan a distintos hábitos de comunicación, tales como:

• Videos o clips cortos: usar animaciones simples o entrevistas con participantes de los proyectos para transmitir los principales hallazgos y recomendaciones en menos de dos minutos.
• Infografías y visualizaciones de datos: convertir tablas complejas en resúmenes visuales claros para redes sociales y boletines de políticas.
• Publicaciones y artículos: elaborar contenidos narrativos que destaquen el impacto humano y las recomendaciones prácticas, adecuados para medios de comunicación y boletines de socios.

Estos productos no sustituyen al informe completo, sino que actúan como puertas de entrada, ofreciendo una visión rápida del valor del informe y fomentando un compromiso más profundo.