I am professional monitoring, evaluation, and development practitioner with more than 10 years of extensive experience working with national and international NGO and social consulting firms. I am working on planning, monitoring, evaluation, learning, and research. I focus on the work component, enhancing quality and timeline, experience in mixed methods, use of relevant statistical software, working with participatory methodologies, and dissemination of research findings. These placements have enabled me to sharpen analytical thinking and skills to design and develop tools, measurement mechanisms, and monitoring and evaluation systems. I have been involved in supporting the MEL system on social, economic, and environmental projects. I have a good understanding of women's economic development, right to food, human rights, disaster risk management, child protection, gender equality, social inclusion, violent extremism, health, and education issues.
Posted on 10/12/2024
Dear Hezekiah,
Thank you for the feedback and follow up questions.
Since the project's interventions focus more on influencing planning than on direct implementation, my pervious explanation (engaged stakeholders in participatory processes and fostered strong multi-stakeholder collaborations for co-designing) are essential to ensure that the approach has a real impact. While we have not yet conducted an independent evaluation for this project, the stories of change have helped us self-assess the project's impact to some extent. Stories of Change (SoC) document successful practices and challenges as a reference for replication in other contexts, while supporting evidence-based evaluation of strategy effectiveness. (will be published soon)
The metrics established to track progress include: (1) process monitoring to track the accomplishment of output-level targets, (2) measurement of progress indicators for outcome-level targets, and (3) Stories of Change to describe the project's impact on individual stakeholders or institutions.
I would expect an evaluator assessing participatory processes and stakeholder collaboration to pay attention to representation and inclusiveness of all groups, including the vulnerable, ensuring participation is substantive with meaningful input, transparency and fairness, synergies to align goals, and collaborative outcomes that reflect shared consensus in the form of outputs or action plans.
Anyone who would like to have a look at the projects outputs and our knowledge products can access them through the following link: https://www.cifor-icraf.org/project/scaling-JA-palmoil/#home
Indonesia
Monica Azzahra
MELIA Specialist
Center for International Forestry Research (CIFOR)
Posted on 03/09/2025
Dear all the contributors,
I extend my sincere gratitude to all who have shared their thoughtful perspectives, insights, and experiences, as well as to those who kindly provided links and references that further enrich our understanding! ❤️❤️❤️ I truly appreciate the collective effort to strengthen the effective utilization of feedback in our work.
Additional key takeaways derived from our contributors:
The contributions highlight that while evaluations generate valuable findings, their impact depends on deliberate strategies to ensure feedback is effectively integrated into decision-making. Key enablers include fostering stakeholder ownership, embedding recommendations into organizational systems, and aligning evaluation processes with institutional culture and leadership.
Contributors emphasized the importance of accessible communication formats, participatory co-creation of recommendations, and mechanisms such as management response systems, after-action reviews, and capacity-building. Structural and cultural barriers—such as siloed work, resistance to feedback, and political contexts—were also noted as critical challenges.
Overall, the discussion underscores the need for institutionalized, context-sensitive, and inclusive approaches that transform evaluations from accountability tools into drivers of learning, adaptation, and sustainable impact.
We will bring this discussion to a close at the end of this week, and additional contributions are most welcome until then. ♥♥♥
Kind Regards,
Monica
Indonesia
Monica Azzahra
MELIA Specialist
Center for International Forestry Research (CIFOR)
Posted on 24/08/2025
Chers contributeurs,
J’adresse toute ma reconnaissance à chacun d’entre vous pour le partage de vos précieuses expériences et connaissances, qui ont apporté un apprentissage significatif.
Vous trouverez ci-dessous les premières conclusions tirées de notre discussion. S’il existe des points supplémentaires qui n’ont pas encore été pris en compte, j’espère que d’autres contributions pourront être partagées avant la clôture de notre discussion à la fin de ce mois.
Dans divers contextes et organisations, les contributeurs identifient un écart persistant entre la collecte de retours et leur mise en pratique. Celui-ci réside moins dans des aspects techniques que dans des faiblesses structurelles, culturelles et relationnelles. Les obstacles fréquemment mentionnés incluent la mauvaise qualité des données et la fragmentation des systèmes d’information, une culture d’évaluation qui considère les constats comme une exigence de conformité ou de jugement plutôt que comme un apprentissage, des évaluations réalisées en fin de projet sans lien avec les décisions, des formats de rapports inaccessibles ou peu pratiques, des incitations et responsabilités peu claires, une gouvernance faible ou l’absence de systèmes de réponse de la direction, une diffusion limitée et un manque d’apprentissage croisé, ainsi que des contraintes de ressources. Ces problèmes fragilisent la confiance avec les parties prenantes et réduisent la valeur perçue des retours.
Pour surmonter ces obstacles, les praticiens recommandent d’institutionnaliser des processus clairs et formels de transformation des retours en actions, en définissant responsabilités, délais, ressources et suivi dès le départ. Les mesures pratiques incluent l’alignement des évaluations sur les cycles de planification et de budgétisation, l’utilisation de systèmes de réponse de la direction et de tableaux de bord pour suivre l’état d’avancement des recommandations, et la conversion des recommandations en plans concis et exploitables avec des responsables identifiés. Le leadership est déterminant. Les dirigeants doivent donner l’exemple en matière d’apprentissage, récompenser la mise en œuvre et créer des espaces sans reproche pour la réflexion, afin que les constats, positifs comme négatifs, nourrissent l’amélioration. Le renforcement des capacités des gestionnaires et du personnel est nécessaire pour interpréter les données probantes et les traduire en actions réalisables.
L’utilisation effective des retours dépend également de la communication et de l’inclusion. Il s’agit d’adapter les produits aux différents publics (notes d’une page, infographies, tableaux d’action), d’impliquer les décideurs et les communautés dès le début, d’organiser des ateliers de réflexion et de co-construction avec les parties prenantes et de boucler la boucle en rendant compte de manière transparente des changements réalisés. Les outils technologiques et participatifs, tels que les tableaux de bord en temps réel, les enquêtes par SMS et les fiches communautaires de suivi, permettent de raccourcir les boucles de rétroaction, tandis que des référentiels centralisés et des forums d’apprentissage croisé diffusent les enseignements entre équipes et pays. Plusieurs organisations, telles que CRS et le PAM, illustrent que l’intégration de l’évaluation dans la planification courante, le suivi de la mise en œuvre et l’alignement des recommandations avec les ressources et la gouvernance renforcent l’appropriation et l’utilisation.
En somme, transformer les retours en pratique exige de combiner des systèmes et outils formels avec le leadership, des ressources adaptées, une communication accessible, des processus participatifs et une culture d’apprentissage qui relie les données probantes à des actions concrètes et suivies.
Bien cordialement,
Monica
Indonesia
Monica Azzahra
MELIA Specialist
Center for International Forestry Research (CIFOR)
Posted on 12/08/2025
Thank you all for the valuable insights shared!!
I would greatly appreciate any tools, materials, or references on strategies to overcome barriers, particularly those related to leadership, built-in feedback mechanism, and fostering a culture of trust that can be effectively implemented within an organization, specifically when supported by evidence from evaluation reports.
Is there anyone could share a link or document related to?
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Indonesia
Monica Azzahra
MELIA Specialist
Center for International Forestry Research (CIFOR)
Posted on 04/08/2025
“…Organizations can shape their employees' feedback orientation by fostering a feedback culture. Furthermore, organizational feedback develops from a task-based approach to an organizational practice....” (Fuchs et al., 2021)
What do you think about the statement above?
Indonesia
Monica Azzahra
MELIA Specialist
Center for International Forestry Research (CIFOR)
Posted on 31/07/2025
Welcome, everyone!
We're here to reflect on the root causes of barriers to feedback use in development decision-making, explore strategies to overcome them, and highlight the role of leadership in building a feedback-driven culture.
Please feel free to share your thoughts, experiences, or any useful references to help enrich our exchange.
Let’s make this space collaborative, open, and action-oriented. Your voice matters, let’s learn and grow together!